3月18日上午，怀柔区文联召开清明诗会筹备工作动员会，会议就各项准备工作进行安排部署。文联秘书长刘春莲主持会议并汇报筹备工作情况。文联党组书记主席王铁瑛作动员讲话。机关全体干部、工作人员参加会议。
    王铁瑛在动员会上对前几届清明诗会工作进行了全面回顾和总结后指出：要筹备好2019第八届清明诗会，必须准备好各种材料，做好舆论宣传工作，大家齐抓共管找准契合清明诗会工作的位置，提高认识承担责任和使命。二要明确责任，努力把清明诗会筹备工作做细做实。组织好演职人员，做好节目推选工作。三要狠抓落实，确保全面完成清明诗会筹备工作各项任务。四要严格按程序办事，做好后勤保障落实任务，强化责任，确保清明诗会圆满成功。